Projet au forfait VS méthodes agiles

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Chers lecteurs, comme beaucoup, vous préférez certainement connaitre les coûts et les délais impliqués avant de vous lancer dans un projet. D’ailleurs, bon nombre de nos clients et prospects nous demandent une estimation budgétaire et temporelle précise. Avec des offres fixes dites au forfait, ils peuvent facilement comparer les prestataires et leurs propositions et espèrent ainsi limiter les risques.

Cependant, une offre au forfait n’est pas adaptée à tous les projets et peut même être contreproductive. Dans ce cas, les projets conduits de façon Agile sont à privilégier.

Si vous souhaitez en savoir plus sur ces deux approches et faire le bon choix pour vos futurs projets digitaux, cet article est fait pour vous.

Qu’est-ce qu’un projet au forfait ?

Traditionnellement, lorsqu’une entreprise se lance dans un projet de développement logiciel, elle décrit ses attentes de manière aussi détaillée que possible et prépare un appel d’offres avec une exigence de coût fixe et de délais.

Pour répondre à cette exigence de coût fixe, les prestataires vont proposer des projets au forfait (un prix fixe et un calendrier de réalisation). Pour réaliser cette estimation précise, ils utilisent généralement la méthode dite en cascade ou méthode en V. Grace à elle, il est possible d’estimer le temps nécessaire à la réalisation du projet et ainsi son coût global.

A la réception des offres des prestataires, avoir une idée précise du coût et des délais de chaque proposition permet à vos équipes d’avoir une vision chiffrée du projet. Vous pouvez alors vous servir de ces chiffres et des autres éléments en votre possession pour faire le choix de votre prestataire.

Quels sont les avantages d’un projet au forfait ?

Un coût fixe

Le projet au forfait limite les risques de mauvaise surprise financière à la fin du projet. En effet, le prix définit dans le contrat est fixe et représente le coût total de votre projet initial.

A noter : Les nouvelles fonctionnalités ou modifications imprévues ne sont pas comprises dans ce coût initial. Chaque changement fait alors l’objet d’une nouvelle estimation de coût et de temps que vous pouvez accepter ou non.

Un projet concret

Dès le début du projet, les détails de votre nouvel outil numérique sont clairement définis, de même que les délais attendus. Votre prestataire a alors une obligation de résultat envers vous. Vous savez donc qu’à telle date le projet devrait être terminé et être mis en place.

A noter : Suivant le contrat, si le projet n’est pas terminé à temps ou s’il ne correspond pas à la demande formuler dans les documents de cadrage, votre prestataire peut être amené à vous verser une indemnité de compensation.

Quelles sont les problématiques d’un projet au forfait ?

Un coût non adapté

Il est possible d’estimer de façon relativement précise le coût de développement de petits projets digitaux simples. Cependant, plus les prestations attendues seront nombreuses et complexes, plus il sera difficile de donner des estimations précises.

Pour ces gros projets, les risques liés au budget au forfait sont importants car plusieurs cas de figure sont possibles :

Surestimation du budget

Afin d’atténuer les risques d’un gros projet au forfait, votre prestataire digital peut gonfler l’estimation et ainsi couvrir les imprévus. Dans ce cas, vous risquez de payer beaucoup plus que nécessaire.

Sous-estimation du budget

Certains prestataires, notamment les jeunes entreprises du numériques, peuvent sous-estimer leurs propositions. Le projet n’est alors pas rentable pour elles et une baisse de qualité peut avoir lieu. Dans certains cas, le projet est si peu qualitatif qu’il est abandonné.

A noter : Des entreprises sous-estiment volontairement leur offre afin de remporter le contrat. Pour rester rentables, elles peuvent alors vous proposer une foule d’amélioration et de nouvelles fonctionnalités qui feront l’objet d’avenants au contrats (et donc de coûts supplémentaires).

Un rapport qualité prix compliqué

Les contrats au forfait peuvent vous encourager à faire le choix du prix plutôt que le choix de la qualité. En effet, comparer des offres de prestations digitales n’est pas toujours évident et l’une des données les plus compréhensibles est souvent celle du coût du projet.

Seulement, un prix trop bas est rarement gage de qualité. Il est donc important d’étudier les offres dans leur ensemble et de se questionner sur l’expérience et les réalisations de vos prestataires avant de faire votre choix.

Une documentation conflictuelle

Pour réduire les risques, un cahier des charges précis et une documentation complète sont indispensables. Toutefois, ces documents peuvent devenir la source de conflits. En effet, il est fort probable que durant la phase de développement, des incohérences (techniques ou fonctionnelles) et incompréhensions apparaissent.

Par exemple, il peut arriver qu’une fonctionnalité ne réponde pas à vos attentes alors que l’équipe de développement a suivi le cahier des charges à la lettre. Et ce constat est tout à fait normal puisque chaque personne / métier n’interprète pas l’information de la même façon comme l’illustre le schéma ci-dessous :

Limiter les conflits liés à la documentation est très complexe car il est très difficile de penser le projet dans son intégralité et d’envisager tous les cas de figures fonctionnels. Certaines entreprises proposent de réaliser ces études en amont du projet mais il faut alors prendre ce coût en considération dans votre budget global.

Dans le cas d’un projet au forfait, plus vous penserez votre futur outil en amont et plus vous aurez de chance de le réaliser dans les meilleures conditions.

Cela fonctionne très bien pour certaines organisations, notamment militaires et médicales, qui effectuent des phases de cadrages de plusieurs mois, voire plusieurs années, avant de lancer leurs appels d’offres.

Des changements non pris en charge

D’après notre expérience, rares sont les projets digitaux à se dérouler comme prévu. Et pour cause, de nombreux facteurs peuvent influer sur votre projet : de nouvelles idées, des obstacles techniques, des changements de fonctionnalités, un manque de compétences, etc.

Cependant, le projet au forfait permet difficilement de dévier des prévisions initiales. Lorsque cela se produit, des conflits peuvent apparaitre entre votre prestataire qui souhaite vous faire payer les changements en supplément et votre équipe qui pense que ces changements ne valent pas ce supplément.

Les nouvelles idées et concepts qui pourraient améliorer le rendu final sont alors mis de côté afin d’éviter tout conflit potentiel entre votre équipe et votre prestataire.

Un retour sur investissement incertain

Un contrat au forfait peut obliger le prestataire à faire des concessions pour respecter le budget et les délais sans perdre d’argent. Ainsi, il peut être contraint de réduire les coûts et temps de développement en mettant de côté certaines bonnes pratiques. Seulement, cela crée une dette technique du projet. Cette dette n’est pas forcément visible du côté utilisateur mais posera problème dès lors que vous souhaiterez apporter une modification ou mettre à jour votre outil.

Au final, l’outil en place répond aux attentes formulées mais sera difficile à maintenir dans le temps. Cette situation engendre des coûts non négligeables sur le long terme et plombe votre retour sur investissement.

Projet au forfait, pour quels projets ?

Les contrats au forfait ne sont pas adaptés à tous les projets. En effet, plus les besoins sont complexes et plus les exigences de coûts fixes sont utopiques. De ce fait, nous déconseillons l’utilisation de contrats à coûts fixes pour le développement de logiciels applicatifs d’envergure.

Par contre, ils peuvent tout à fait répondre à des projets de faible ampleur : développement de sites vitrine, paramétrage d’outils (plateformes low-code / no-code), adaptation succincte d’un logiciel existant, etc.

Ils sont également adaptés aux projets avec un cahier des charges extrêmement précis qui ont fait l’objet d’études préliminaires poussées. Dans ce cas, le client recherche un prestataire expérimenté qui saura développer exactement les éléments décrits dans les documents de cadrage dans le respect des délais et du budget prévus.

Qu’est-ce qu’un projet Agile ?

De plus en plus d’entreprises comme Némésis studio utilisent les méthodes Agile pour la gestion de leurs projets. L’objectif n’est plus de développer des logiciels conformes à des documents figés mais de donner la priorité aux évolutions qui ont plus de valeurs stratégiques que les évolutions initialement envisagées.

Le projet ne se découpe plus en une seule grande phase de développement mais en plusieurs sprints courts (généralement 2 semaines). Chaque sprint est planifié au fur et à mesure afin d’intégrer des corrections et évolutions selon vos nouvelles attentes. Vous avez ainsi la certitude de disposer au final d’un outil qui répondra à l’ensemble de vos besoins.

Avec ces méthodes, vous êtes généralement facturés au fur et à mesure que le travail de développement est réalisé. Il est alors difficile de définir un budget précis pour ce type de projet mais votre prestataire pourra tout de même vous donner une fourchette de prix.

Quels sont les avantages d’un projet Agile ?

Une collaboration efficace avec votre prestataire

Les équipes Agiles sont naturellement collaboratives. Vous travaillez ensemble avec votre prestataire pour produire le meilleur produit possible dans le respect du budget et du calendrier.

Tout le monde cherche comment faire quelque chose de mieux ou de plus rapide pour améliorer le produit en cours de développement. Pour cela, chaque idée fait l’objet d’une étude afin de voir son impact sur le projet, le budget et les délais. Si l’idée est concluante, elle est ajoutée dans un futur sprint de développement.

Des modifications constantes

Avec les méthodes Agiles, les changements sont attendus, planifiés et font partie intégrante du processus de développement. Chaque détail est ainsi planifié au fur et à mesure afin de pouvoir adapter le développement aux besoins réels de vos équipes.

Grâce à cela, vous payez votre prestataire en étant certain que le résultat final répondra à vos attentes.

Les problèmes sont gérés au fur et à mesure

Les méthodes Agiles aspirent à une recherche constante de qualité du projet. Ainsi, à chaque nouvelles avancée, le résultat est testé et remis en question afin de vérifier sa conformité et son bon fonctionnement. Chaque problème ou obstacle est soulevé et discuté par l’équipe au fur et à mesure qu’ils surviennent. Ils peuvent ainsi être gérés au cas par cas.

La dette technique n’est pas cachée

La dette technique apparait quand la solution mise en place réduit le temps et les coûts d’un projet au détriment de la qualité. Cela a des conséquences sur le long terme puisque des interventions devront avoir lieu dans le futur pour que votre outil continu de fonctionner convenablement.

Cependant, la dette technique n’est pas toujours une mauvaise chose. Elle peut d’ailleurs être pensée de manière stratégique pour mettre le produit sur le marché plus rapidement ou encore réduire les coûts au début du projet. C’est notamment le cas lors du développement d’un MVP (Minimum Viable Product). Le produit est alors suffisamment fonctionnel pour être utilisé convenablement.

Avec les méthodes Agiles, la dette technique n’est pas cachée. Elle est décidée d’un commun accord entre votre prestataire et votre équipe pour de bonnes raisons.

Quelles sont les problématiques
d’un projet Agile ?

Une date de fin non définie

Le projet est souvent plus long que prévu car de nombreuses évolutions viennent s’ajouter au projet durant son développement. Ce « retard » n’est pas pris en charge par votre prestataire comme pour un projet au forfait. Il est d’ailleurs souvent décidé d’un commun accord avec votre prestataire afin de livrer un projet de qualité.

Un budget global ajustable

En amont du projet, votre prestataire étudie vos besoins et vous donne une fourchette de prix ainsi qu’un planning global pour le développement de votre nouvel outil numérique. Avec les méthodes Agiles, cette fourchette sera amenée à évoluer en fonction des modifications apportées au projet. Cependant, vous restez maître de votre budget.

En effet, au début du projet, nous effectuons une phase de cadrage et développons un MVP (Minimum Viable Product). Avec les méthodes Agiles, ce cadrage permet de créer un Backlog (liste de fonctionnalités) avec des User Stories (explications des fonctionnalités) qui sont pondérés et priorisés pour créer le MVP. Le budget et le planning sont alors précis puisque toutes les fonctionnalités à développer sont définies.

Par la suite, toutes les évolutions envisagées sont listées dans le Backlog. Elles sont alors pondérées, priorisées et traités au fur et à mesure de vos besoins suivant un budget mensuel que vous aurez défini. Votre budget est donc maîtrisé.

Projet Agile, pour quels projets ?

Vous l’aurez compris, le projet Agile est parfait pour les projets d’envergure. Il permet une grande adaptabilité de votre outil en fonction de vos nouvelles idées et besoins techniques et fonctionnels que ne permet pas une solution au forfait.

Il est également parfait pour les projets plus petits mais sera inutile pour les développements très courts (moins de 2 semaines) avec des besoins précis. En effet, l’une des forces d’Agile est de pouvoir planifier des évolutions dans le temps, or, plus le projet sera petit et court et moins il y aura d’évolutions nécessaires.

Conclusion

Si vous hésitiez entre projet au forfait et projets Agiles, nous espérons que cet article aura pu vous être utile pour faire votre choix. Pour les autres, nous espérons avoir pu contenter votre curiosité et vous apprendre des choses nouvelles.

Au fil du temps, nos équipes d’experts en informatique ont eu l’occasion de travailler sur différent type de projet. Aujourd’hui, nous privilégions les méthodes Agiles car elles nous permettent de vous proposer des solutions innovantes qui révolutionnent votre activité.