ERP : Pourquoi en utiliser un pour votre entreprise ?

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Chers lecteurs, aujourd’hui nous allons parler ERP. Qu’est-ce que c’est ? A quoi ça sert ? Comment le mettre en place autant de questions qui se posent. Avant d’y répondre il est bon de partir du début et de faire un point sur ce qu’est réellement un ERP.
L’ERP (Enterprise Ressource Planning) ou PGI en bon français (Progiciel de Gestion intégré) est une solution qui permet à une entreprise de piloter les processus en lien avec son activité. Un ERP est là pour vous aider à gérer et à optimiser tant la partie production, que la partie financière mais aussi l’administratif et les ressources humaines de votre entreprise. Certains d’entre vous en utilisent probablement un sans même savoir qu’il s’agit d’un ERP. D’autres se demandent peut-être déjà, pourquoi ils n’ont pas au sein de leur société un logiciel pareil. Pour ceux qui souhaitent se lancer dans l’aventure ERP, suivez le guide et les conseils de la team Némésis studio.

Quel type d’ERP choisir pour votre entreprise ?

Le choix du bon ERP pour votre entreprise est primordial. Au-delà du côté fonctionnel, une erreur dans votre choix pourrait vous coûter cher. Les ERP se divisent en trois grands types. Les ERP horizontaux, les ERP verticaux et les ERP Open-source. Dans cet article nous allons vous expliquer les tenants et aboutissants de chaque type d’ERP.

Les ERP horizontaux ou généralistes :

Les ERP horizontaux sont des progiciels que l’on pourrait dire généralistes. En effet, ils sont facilement adaptables à l’ensemble des corps de métiers. Ils sont prévus pour couvrir une large gamme de services au sein d’une entreprise. Leur but ? Améliorer et harmoniser le système d’information. Comment ? En permettant à un seul et unique outil de gérer l’ensemble des domaines d’une entreprise (vente, gestion, achats, comptabilité, logistique, finances, ressources humaines etc.). Contrairement aux ERP verticaux que nous aborderons après, les ERP horizontaux sont plus flexibles et sont un réel plus dans l’amélioration de la communication au sein d’une société.
Les ERP horizontaux sont essentiellement destinés à des secteurs d’activité peu complexes. Ces progiciels généralistes ont également été conçus pour être flexibles grâces à différents modules disponibles et hautement personnalisables.
Exemple d’éditeurs d’ERP horizontaux : Sage,  ERP Microsoft ou Oracle

Les ERP verticaux ou métiers :

Contrairement aux ERP horizontaux, les ERP verticaux sont adaptés aux secteurs de niche. Leurs fonctionnalités typiquement sectorielles leur permettent d’être l’outil idéal pour des secteurs d’activité très pointus. Ils sont par exemple parfaits pour une activité industrielle de production qui demandent dans sa gestion la prise en compte de critères très spécifiques (suivi de qualité, gestion d’approvisionnement etc.). Ils peuvent également être un précieux allié dans des secteurs de niches au sein d’un secteur spécifiques comme par exemple pour la gestion des travaux au sein du secteur BTP.
En d’autres termes ce logiciel de gestion intégrée est la version spécialisée de l’ERP horizontal. Afin d’obtenir un logiciel spécifiquement conçu pour votre corps de métier, nous vous recommandons de ne pas vous lancer à l’aveuglette et de vous faire accompagner pour des professionnels du Digital.

Les ERP Open Source :

Avant tout il est important de rappeler que Open Source ne signifie pas gratuit mais public. Dans le cadre d’un ERP Open Source, la base de travail de la solution est gratuite mais l’intégration de modules, le paramétrage ou encore la maintenance peuvent-être payants.
Les ERP Open Source ont le même objectif que les ERP horizontaux ou verticaux. Ils aident les entreprises à gérer les clients, les commandes, la comptabilité, les stocks, les factures etc. Les ERP Open Source ont deux principaux intérêts, le premier est qu’ils sont hautement personnalisables. De plus, ils sont régulièrement enrichis par de nouvelles fonctionnalités créées par des développeurs. Leur second intérêt est que financièrement ils sont une solution moins onéreuse que les deux ERP précédemment cités.

Quels sont les avantages d’un ERP en entreprise ?

Après avoir lu le début de cet article, il est possible que vous ayez déjà une petite idée des nombreux avantages que peut apporter un ERP. Pour vous permettre d’avoir une vision plus claire encore, nous allons vous détailler pourquoi investir dans un ERP serait bénéfique pour votre entreprise.

Une productivité augmentée :

Qui n’a pas connu une entreprise qui pour gérer l’ensemble de ses services (comptabilité, stocks, marketing, etc.) utilise plusieurs outils bien distincts ? La majorité des sociétés fonctionnent de cette manière et c’est là que l’utilité d’un ERP prend tout son sens. Un seul système à consulter, un gain de temps non négligeable, une baisse considérable des erreurs possibles. En un mot, l’ERP est votre meilleur allié. Avoir la possibilité d’intégrer dans un seul et même logiciel l’ensemble des services et besoins d’une entreprise, voilà le principal avantage d’un ERP.

Une organisation améliorée :

En permettant une standardisation des différents process de l’entreprise, l’ERP vous permettra d’améliorer l’organisation de votre société. En intégrant toutes les fonctions et informations que vos salariés sont susceptibles d’utiliser, l’ERP fera gagner à l’ensemble de vos équipes du temps et simplifiera leur organisation.

Prenons l’exemple précis du service comptabilité d’une entreprise. En effet, les gestionnaires doivent traiter une grande quantité d’informations, ce qui est presque impossible sans l’aide d’un logiciel. Un ERP permettra de réunir et conserver l’ensemble des informations comptables et fiscales et par la même occasion de faciliter d’éventuels contrôles de documents ou des audits.

Une optimisation des données :

Comme nous l’avons évoqué l’utilisation d’un ERP permet à votre société d’éviter les erreurs et donc d’optimiser les données. Comment éviter les erreurs ? Terminé la multiplication des saisies manuelles, une seule saisie suffit. Désormais place à l’uniformisation des formats de saisie. Vos équipes passeront moins de temps sur les tâches chronophages et la productivité de vos services n’en sera qu’améliorée.
En plus de l’optimisation des données l’ERP permet la sécurisation des données. Ces logiciels assurent la sécurisation de vos données en se basant sur des normes : prévention des attaques, gestion des risques, gestion des pannes etc.

Une communication interne boostée :

L’ERP c’est comme si tous vos salariés regardaient ensemble dans la même Direction. Un outil unique, des process unifiés, des informations actualisées, impossible d’en vouloir à son collègue d’avoir transmis une information erronée. Les blocages liés à une saisie humaine ? c’est terminé.  En permettant à vos équipes de travail sur un seul et même outil vous leur donner la possibilité de communiquer plus facilement.

Des prises de décisions facilitées :

Le dernier avantage d’un ERP est l’accélération de la prise de décision. Si vous êtes à la tête d’une entreprise vous le savez sans doute, prendre une décision se fait sur une multitude de facteurs. Dans quels secteurs investir ? Quel coût ? Pourquoi ce service fonctionne moins bien que celui-ci ? Vous vous demandez peut-être comment faire le tri des différentes informations pour pouvoir prendre une décision claire. Et bien l’ERP est là pour vous guide. En effet, un bon ERP intuitif, vous permettra d’avoir une vue globale des différents indicateurs de performance de votre entreprise (souvent sous forme de graphique). Un ERP peut également vous permettre d’obtenir des rapports quotidiens, hebdomadaires ou mensuels des différents services de votre entreprises. Certains ERP sont même capables de vous faire des propositions sur les mesures à mettre à place pour optimiser la productivité de votre société.

Quels sont les principaux inconvénients d’un ERP ?

Après voir lu ce début d’article nous sommes sûrs que la majorité d’entre vous sont convaincus qu’avoir un ERP est très utile pour une société. C’est indéniable. Cependant un ERP ne se met pas en place en un claquement de doigts. Sa mise en œuvre est complexe et le coût d’un ERP est un véritable investissement pour une entreprises. C’est pourquoi l’équipe de Némésis studio veut vous donner l’ensemble des clés pour vous décider.

Un choix et une mise en œuvre complexe :

Choisir le bon ERP est primordial et ce choix est loin d’être simple. Choisir le mauvais ERP peut coûter cher à une entreprise. Il vous faut trouver le logiciel qui convient parfaitement à votre entreprise. Pour cela nous vous conseillons de vous faire aider par des spécialistes de la conception d’ERP. Ils pourront vous guider et vous aider à faire le bon choix.
Une fois votre choix fait, il faut garder en tête que la mise en œuvre sera complexe et lente. En effet, elle peut prendre des mois voire des années en fonction de la taille de votre société. L’architecture du logiciel doit être parfaite et le cahier des charges extrêmement précis pour ne rien oublier. Il vous faudra également une solide stratégie de conversion des données. Une fois le logiciel développé il faudra encore former les équipes et réorganiser l’entreprise.
Vous l’aurez compris, choisir un ERP c’est revoir entièrement le fonctionnement de votre entreprise alors murissez le projet et faites vous aider par des professionnels du digital.

Un coût onéreux :

Mettre en place un ERP nécessitera du temps et de l’argent. Au-delà du coût du développement de l’ERP il faut garder à l’esprit que des coûts complémentaires viendront s’y ajouter. Le matériel, l’intégration, la formation des salariés, la maintenance ou encore les futures mises à jour.
Dans cet article nous ne vous donneront pas de fourchette de prix car cela est impossible. Tout dépend des besoins, de la taille de la société, du secteur etc. Nous vous recommandons fortement de vous rapprocher de professionnels afin de voir clair dans votre projet et d’être accompagné.

Une rigueur à tenir :

La mise en place d’un ERP n’est pas chose facile dans une entreprise. Si vous sentez chez certains de vos salariés un frein à ce changement, nous vous conseillons de relire notre article sur « La résistance au changement : comment l’anticiper et la surmonter ? . Pour que votre investissement soit optimisé vous aurez besoin de l’aide de l’ensemble de vos équipes. Le paramétrage ou la mise à jour des données nécessiteront une réelle rigueur.

Conclusion

Comme vous l’avez peut-être constaté, les avantages d’utiliser un ERP l’emportent sur les inconvénients. Gain de temps, de productivité, amélioration de la prise de décision, meilleure communication, autant de point positif pour votre entreprise.
Cependant pour faire le bon choix il faut être bien accompagné. Et pour être bien accompagné il faut faire confiance à une équipe de professionnels. Ils pourront vous aider à concevoir votre projet, vous orienter dans la meilleure direction afin que votre investissement soit le meilleur pour votre entreprise.
L’équipe d’experts en ERP de Némésis studio est là pour répondre à toutes vos questions.