Comment rendre votre réunion efficace ?

Réunion physique, visioconférence, conférence téléphonique, autant de termes qui vous demande du temps et de la concentration. Nombreux sont les acteurs de l’entreprise qui trouvent que les réunions sont extrêmement chronophages. Tout ou partie d’une réunion peut ne pas concerner votre domaine d’activité ou servir à récapituler des choses déjà dites et expliquées. Avec quelques remarques l’équipe de Némésis studio va vous donner les clés pour sortir de la réunionite. 

Pourquoi vos réunions sont-elles moins productives ?

Vous avez certainement constaté que les réunions auxquelles vous participez pouvaient paraitre à certains moments rébarbatives. Quelles en sont les raisons selon vous ? Trop de réunions pour peu de choses à dire ? Trop de participants qui ne sont pas entièrement concernés par les sujets abordés ? Vous allez vite comprendre ce qui fait d’un briefing une réunion peu efficace.

Une surcharge pour les collaborateurs

Saviez-vous que selon une étude OpinionWay les salariés passent en moyenne  trois semaines par an en réunion et les cadres environ six semaines ?   Sur ces trois à six semaines,  seulement 52% du temps passé en réunion est considéré comme productif.
Par conséquent, la moitié du temps restant pourrait donc être allouée à une autre charge de travail pour un meilleur rendement.

Des réunions pour préparer d’autres réunions

Combien de fois vous êtes-vous retrouvé autour d’une table ou en conférence téléphonique à traiter un sujet non terminé ? Ce type de réunion se termine toujours de la même manière, en actant une nouvelle date, un nouvel horaire pour vous réunir à nouveau. Parfois même, il arrive de faire des debrief de réunion. A ce rythme-là le temps perdu est considérable pour l’ensemble des collaborateurs.

De réunion en réunion sans prise de décisions

Le but d’une réunion devrait être de prendre une décision. Malheureusement de nombreuses d’entre elles sont remises à plus tard. Une mauvaise organisation, un participant manquant, des désaccords sur le sujet abordé, autant de chose qui peuvent pousser les collaborateurs à remettre à demain la décision finale devant être prise ce jour.

52 minutes d’attention et puis s’en va

Saviez-vous que selon un sondage IFOP, huit cadres sur dix disent décrocher complètement après moins d’une heure de réunion ? Comme dans de nombreux autres domaines, la concentration au travail n’est pas nécessairement constante. En effet, réussir à capter l’attention ou à être attentif pendant une longue durée est presque impossible.
L’état d’esprit des acteurs d’une réunion pourrait se résumer comme cela : Concentration (on n’écoute plus, on somnole), dissipation (on griffonne des idées sur d’autres sujets, on rêve, on répond à des emails, etc.), distraction (on envoie des SMS, on joue sur son mobile, etc.)

Les conseils de Némésis studio pour une réunion efficace

Pour passer de la réunionite aigue à la réunion utile, l’équipe d’experts Némésis studio vous donne quelques clés. Terminée la perte de temps, de concentration et d’utilité. Bonjour l’efficacité, la productivité et la rapidité. Nos experts vous donnent les étapes à suivre pour faire de vos réunions physiques, visuelles ou téléphoniques des réunions utiles.

La préparation

Un maitre mot, le TOP !

• T pour Thème : Un sujet clair est la base de votre réunion. Définissez convenablement le cadre du thème pour ne pas en sortir et rester focalisez celui-ci.
• O pour Objectif : Quel est le but à atteindre ? Où votre réunion doit-elle vous amener ? Quelle devra être la décision finale de votre réunion ? Cette partie est très importante car cela permet de revenir au sujet en cas de déviation de la discussion.
• P pour Plan : Pour parvenir à atteindre votre Objectif, il vous faut structurer votre réunion. Faites en sorte de toujours recentrer le débat autour du but à atteindre. Une bonne réunion est une réunion durant laquelle des décisions sont prises.

Par ailleurs, pensez également à n’inviter que les participants en lien avec le thème. Il arrive souvent qu’une partie des personnes présentes ne soient intéressées que par une partie de la réunion et décroche par la suite.

L’animation

Pour réussir, quatre axes à suivre !

• Introduction : Premièrement, mettez vos intervenants dans le bain dès le début. Deuxièmement, Expliquez leur comment va se dérouler la réunion, quels thèmes seront abordés et où cela va vous mener. Troisièmement, Ils doivent pouvoir se repérer et savoir où ils vont.
• Faciliter les interactions entre les personnes et la participation : une réunion efficace est une réunion vivante. Permettez à chacun de s’exprimer sur les thèmes abordés. Les idées doivent pouvoir s’exprimer et être débattues. Pensez également à maintenir un climat de calme.
• Recentrer les discussions pour rester focus sur le sujet : certaines fois les discussions peuvent dévier du sujet initial de la réunion. N’hésitez pas à recentrer le débat sur l’objectif final. Toute discussion est bonne à avoir à condition qu’elle amène un plus à l’objectif.
• Synthèse intermédiaire pour arriver à une décision : valider les différentes parties de la réunion au fur et à mesure vous permettra facilement (en fin de réunion) de prendre une décision finale. Pas besoin de reprendre tout ce qui a été dit si les points vus en amont sont déjà validés.

La décision

• Finir à l’heure en résumant les clés et les rôles de chacun pour la suite : les réunions qui s’éternisent cela est fréquent. Pourtant si votre organisation a été bonne, le temps alloué sera suffisant. Récapitulez les rôles et missions des participants pour la suite du projet. Qui fait quoi, qui rend compte à qui, qui centralise les informations, quelle est la Dead Line du projet ?, etc.
• Après la réunion : Pour que chacun conserve une trace de cette réunion pensez à effectuer un compte rendu récapitulant : le(s) thème(s) abordé(s), les participants, les décisions prises et les échéances.

Les alternatives à la réunion

• Un email détaillé vaut mieux qu’une réunion ratée. Il vous est peut-être arrivé de faire une conférence téléphonique pour faire un point à distance sur un document. Sachez que ce n’est pas forcément la meilleure solution. En effet, dans ce cas deux personnes perdent du temps, le rédacteur et le lecteur. Quoiqu’il en soit dans de tel cas mieux vaut un mail détaillé avec le document à relire en pièce jointe et que l’interlocuteur fasse un retour.
• Avant d’organiser une réunion pensez bien à vérifier que chaque partie à compris le sujet, les tenants et aboutissants. Si ce n’est pas le cas votre réunion sera vouée à l’échec. Par conséquent, Si un des intervenants ne comprend pas ou n’a pas fini le travail, pensez à faire un point avec lui.

L’expertise Némésis studio

En conclusion, comme nous l’indiquons souvent dans nos articles, Némésis studio se veut force de propositions et vous donne des clés pour avancer.
Si vous souhaitez être accompagnés pour ne pas vous tromper,  nous vous invitons à contacter les experts en gestion de projet de Némésis studio.