Organisme de formation digitale référencé Data Dock

Chers lecteurs,

Une fois n’est pas coutume, nous allons aujourd’hui traiter un sujet moins technique que d’habitude. Toutefois, moins technique ne signifie pas moins complexe !  Connaissez-vous le Data Dock ? L’idée initiale du Data Dock est de créer un outil référençant les Organismes de Formation (OF). Cet outil permet davantage de professionnalisme ainsi qu’une meilleure qualité d’enseignement, le tout sur la base de critères de sélection.
Si vous êtes un organisme de formation vous avez peut-être constaté à quel point les choses sont structurées quand on souhaite être référencé.

Comprendre, pourquoi le Data Dock ?

Le principe du Data Dock est simple, référencer les organismes de formation. Il s’agit d’une sorte d’annuaire dans lequel les entreprises et les OPCA (Organisme Paritaire Collecteur Agrée) peuvent choisir une structure de formation. Depuis juillet 2017, Data Dock est désormais une condition sine qua non pour que votre formation soit prise en charge. Le référencement d’un organisme de formation sur cette plateforme répond à deux buts différents que nous vous expliquons ci-dessous.

Enregistrer les Organismes de formation :

Comme indiqué un peu plus haut dans cet article, le Data Dock permet un regroupement des Organismes de formation. Il s’agit donc d’une sorte d’annuaire regroupant les OF sélectionnés selon 21 indicateurs précis. Pour être référencés, les OF doivent OBLIGATOIREMENT remplir l’ensemble de ces indicateurs. S’il en manque un, pas de référencement.

Grâce à Data Dock, votre entreprise, vos salariés ou encore votre OPCA peuvent désormais se fier à ce référentiel pour trouver un organisme de formation compétent et sérieux.

Venir en aide aux financeurs :

Chaque financeur dispose désormais d’un catalogue complet des Organismes de formation référencés sur Data Dock. Ce catalogue est d’une grande aide notamment pour les raisons suivantes :

• La plateforme Data Dock permet de mutualiser l’étude des déclarations d’organismes de formation pour simplifier le travail des financeurs.
• L’ensemble des informations liées aux OF sont transmises aux OPCA compétents de chaque branche. Les OPCA disposent désormais d’une base de travail mise à jour en temps réel leur permettant de rechercher un OF qualifié. Pour toute demande de prise en charge de formation, les OPCA vérifient si l’organisme de formation est bien référencé.

Une avalanche de critères à respecter !

Comme vous le savez désormais, le principe du Data Dock est simple. La mise en place nécessite du temps et de la rigueur pour répondre aux 21 critères.

Règle N°1 : ne pas prendre peur et ne pas partir en courant même si c’est tentant. Nous allons vous détailler les 6 critères et 21 indicateurs à respecter.

1 Certifications et labels qualité :

Comme pour un contrôle qualité, le Data Dock demande à ce que les organismes de formation respectent certaines règles de base :

• Avoir un programme de formation détaillé (capacité, compétences visées, publics visés, etc.),
• S’adapter aux différents publics en proposant une personnalisation du programme de formation,
• Disposer de modalités pédagogiques adaptables aux différentes demandes de formations (formation présentielle ou à distance, suivi continu ou non, formation individuelle ou en groupe, inter ou intra entreprise, etc.),
• Disposer d’un outil d’évaluation de la formation (évaluation du stagiaire en début de formation, évaluation de l’application des compétences acquises durant la formation, feuille d’émargement pour le suivi, etc.).

2 L’adaptation des dispositifs d’accueil, de suivi pédagogique et d’évaluation aux publics :

Ce critère se divise en 5 indicateurs :

• Descriptif des modalités d’accueil et d’accompagnement
  Documents à fournir : fiche de l’équipe pédagogique, CV des formateurs, descriptif des locaux, etc.
• Descriptif de la conformité et de l’adaptation des équipements et des locaux
  Documents à fournir : Plan des locaux, attestation assurance RC Pro, etc.

• Descriptif du processus d’amélioration : pour que votre OF puisse évoluer continuellement, il faut que vous ayez des retours d’expérience de vos stagiaires. Pour cela il est important de disposer des éléments spécifiques
  Exemple de documents : indicateurs de performances, évaluation de l’entreprise par les stagiaires ou entreprises, dispositif d’amélioration continue, etc.

• Modalité de contrôle et d’assiduité des stagiaires
  Documents à fournir : feuille d’émargement

• Evaluation continue des connaissances et compétences acquises
  Exemple de document à fournir : dossier complet d’évaluation incluant une auto-évaluation du stagiaire en début de formation + une évaluation du stagiaire par le formateur en début de formation + une évaluation des compétences acquises tout au long de la formation, etc.

3 L’adéquation des moyens pédagogiques techniques et d’encadrement à l’offre de formation :

• Quels moyens et supports pédagogiques sont mis à disposition de vos stagiaires ? Une multitude de choix s’offrent à vous selon la configuration de la formation. Par exemple : Salle de réunion, PC, smart TV, bureaux, sièges, matériel informatique, logiciels, Visio conférence, etc.
• Quels moyens humains sont mobilisés pour la formation ? Vous avez l’impression que cette question est redondante avec les moyens pédagogiques déjà cités plus haut ? Vous avez raison mais il faut recommencer car cette fois il s’agit de moyens humains pour UNE formation et non pour l’ENSEMBLE de vos formations.

4 La qualification professionnelle et la formation continue du personnel en charge des formations :

Selon vous que faut-il pour qu’une formation soit réussie ? Tout d’abord, il faut un programme de formation bien fait mais également un formateur compétent. C’est pour cela que le Data Dock demande aux Organismes de formation de détailler le suivi de son personnel :

• Il faut que vous disposiez des CV des formateurs afin de prouver leurs niveaux de compétence.
• Il faut conserver les preuves de formation des formateurs, indiquer si vos formateurs disposent d’un temps de veille pour se renseigner sur les nouveautés de leur domaine, etc.
• Les OPCA doivent pouvoir connaitre vos références et pour cela vous devez mettre à leur disposition des conventions de formation, une liste de vos « clients », etc.

5 Les conditions d’information au public sur l’offre de formation, ses délais d’accès et les résultats obtenus :

Nous allons essayer de vous éclairer en détaillant les 4 indicateurs de ce critère :

• Diffusion de l’offre de formation : pour valider cet indicateur vous pouvez fournir plusieurs types d’éléments (catalogue de formation, lien sur la page de votre site Internet précisant les formations, etc.),
• Indicateurs de performances : on corse encore un peu la donne ! Il vous faut désormais fournir des documents spécifiant vos taux de réussite, d’insertion, de présentation, fiches d’évaluation des stagiaires, des entreprises, retour sur expérience des formateurs, etc.
• Contrat de partenariat avec des financeurs (oui ou non) : pas de panique si vous ne disposez pas de contrat de partenariat avec les financeurs cela ne vous ferme pas la porte du Data Dock. Expliquez votre situation et joignez-y une demande indépendante de prise en charge déjà signée.
• Description des périmètres de marché : vous vous demandez ce que c’est ? Pour faire simple, il s’agit de regrouper les informations suivantes : Chiffres d’affaires annuels des 4 dernières années, pourcentage du financement de vos formations par OPCA et par vos clients, les types de clients (B to B, B to C, Alternance, etc.) et les pourcentages de répartitions des différents types de publics.

6 La prise en compte des appréciations rendues par les stagiaires :

Pour cela vous devez vous doter (si ce n’est pas fait) d’outils de satisfaction pour répondre aux indicateurs suivants :

• Production d’enquête de satisfaction systématique auprès des stagiaires (document à fournir : récapitulatif complet de la formation incluant l’évaluation signée des stagiaire, etc.)
• Modalité de recueil de l’impact des actions auprès des acheteurs de l’action : Tout comme vous demandez à vos stagiaires de compléter des fiches d’évaluation vous devez également le faire auprès des entreprises, clients, RH, etc… expliquez comment vous recueillez leurs avis (délais, formulaire satisfaction, etc…)
• Partage des résultats des évaluations avec les parties prenantes dans un processus d’amélioration continue : le plus simple pour valider cet indicateur est de fournir un compte rendu complet de la formation. Ce compte rendu doit-être transmis par le formateur au stagiaire ainsi qu’à son supérieur ou au service RH.

Finalisation de déclaration Data Dock

Némésis studio est une société d’ingénierie digitale qui crée des logiciels adapté à vos méthodes.  Les logiciels que nous créons sont souvent décrits par nos clients comme « La colonne vertébrale de l’entreprise ». Par conséquent nous formons nos clients sur les logiciels sur mesure que nous développons pour eux.

La soumission de la déclaration

Ca y est votre déclaration est finalisée, vous avez rédigé l’ensemble des documents, vous avez complété tout ce qui vous a été demandé et vous avez cliqué sur « finaliser ma déclaration ». A ce moment-là un délai de 6 semaines vous est indiqué par Data Dock.

Némésis studio, référencé organisme de formation digitale !

Némésis studio est désormais référencé en tant qu’organisme de formation digitale. Nous pouvons former nos clients aux logiciels que nous développons pour eux. Notre équipe d’experts en digital peut à nouveau transmettre ses compétences et son savoir.