13 conseils pour réussir vos visioconférences

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Le travail à distance s’est considérablement démocratisé ces deux dernières années. D’ailleurs, chez Némésis studio, une grande partie de l’équipe fait du télétravail et une majorité des réunions internes et clients se fait en visioconférence. De ce fait, nous avons acquis une certaine expérience dans le domaine. Cela nous permet notamment d’être plus efficace, mais aussi de remarquer que certaines bonnes pratiques ne sont pas toujours maîtrisées par nos interlocuteurs. Nous avons donc pensé qu’un article présentant 13 bonnes pratiques d’une visioconférence serait une bonne idée. Alors bonne lecture !

1. Planifier des rappels pour être ponctuel

Il n’est pas rare de voir un participant se connecter à une visioconférence avec du retard. Pourtant, des outils permettent de limiter ces retards. Par exemple, la majorité des agendas en ligne proposent l’ajout de rappels automatiques des évènements. Seulement, encore trop de personnes semblent ignorer cette fonctionnalité. Elle est pourtant très pratique. Vous pouvez notamment planifier un rappel 15 minutes avant la réunion pour vous rappeler l’heure et afficher les informations clés de la rencontre (lien de connexion, ordres du jour, participants, etc.). Ainsi, vous n’oublierez pas le rendez-vous et pourrez-vous organiser au mieux pour vous connecter à l’heure.

Conseil : Attention de ne pas abuser des rappels. Si vous en avez plusieurs qui se déclenchent en même temps c’est que votre organisation n’est pas optimale. Vous risquez alors de vous perdre et de manquer des rendez-vous ou d’arriver en retard.

2. Prévoir du temps libre

Pour les réunions en présentiel, il est courant de prévoir du temps entre chaque nouvelle entrevue. Ces quelques instants permettent de faire le trajet jusqu’à un nouveau lieu, de potasser votre sujet, de faire une pause-café ou encore d’aller aux toilettes.

Seulement, en visioconférence, plus besoin de se déplacer et les réunions ont tendance à s’enchaîner les unes à la suite des autres sans aucun temps de battement. Or, avec cette organisation, il suffit d’un appel à passer ou d’une envie pressante pour être en retard.

Pour éviter cela, prévoyez un peu de temps “libre” avant et après chaque visioconférence (surtout si vous les enchaînez). Par exemple, vous pouvez planifier une réunion à 14 h et la suivante à 15h15 au lieu de 15 h. Ainsi, vous assurez un petit battement suffisant pour clôturer la réunion précédente, remplir votre gourde, passer aux toilettes et vous préparer pour la prochaine entrevue.

Conseil : Estimez bien le temps de battement nécessaire entre deux réunions. Si vous ne planifiez pas assez de temps, vous risquez d’être en retard. A contrario, si vous en planifiez trop, vous risquez de vous tourner les pouces car vous n’aurez peut-être pas suffisamment de temps à consacrer à autre chose. Par exemple, en 15 minutes, vous pourrez traiter quelques mails mais pas vous lancer sur une tâche plus longue.

3. Prévenir les intervenants en cas de retard

Il peut arriver à tout le monde d’être en retard. Dans ce cas, il est préférable de prévenir les autres membres de la réunion le plus tôt possible afin qu’ils puissent s’organiser au mieux.

Essayez de leur donner une indication temporelle précise, par exemple :

Grâce à cela, ils pourront avancer et pourquoi pas traiter des sujets qui vous concernent moins.

Vous pouvez également les prévenir lors de la planification de la réunion si vous avez déjà quelque chose de prévu avant ou après. Par exemple :

Avec cette précision, vos interlocuteurs sont prévenus et seront plus indulgents le jour J.

Conseil : Si vous arrivez en retard, ne coupez pas la parole à l’intervenant pour saluer l’assemblée. Attendez que quelqu’un vous salue ou que l’on vous donne la parole et commencez par vous excuser.

4. Trouver un espace calme

Il n’est pas toujours évident de se concentrer quand il y a du bruit et du mouvement autour de soi. Cela peut aussi impacter vos interlocuteurs lors d’une visioconférence, car ces éléments peuvent attirer leur attention, voir même nuire au bon déroulement de la réunion. Il est donc primordial de vous trouver un espace loin de toute agitation sonore et visuelle.

Par exemple, dans l’équipe de Némésis studio, plusieurs personnes ont un espace bureau dans leur salon, mais ces personnes sont généralement seules en journée. Pour les autres, qui sont souvent plusieurs à leur domicile, l’espace bureau est situé dans une chambre ou une pièce dédiée. Ainsi, tout le monde est au calme, notamment lors des visioconférences.

Au travail, si vous travaillez en open space ou a plusieurs dans un bureau, n’hésitez pas à changer de pièce. Un bureau vide ou une salle de réunion inoccupée feront parfaitement l’affaire.

Conseil : Si vous ne pouvez pas vous isolez, prévenez votre entourage que vous allez avoir besoin de calme et de silence le temps de votre réunion. Mais ne leur faites pas trop confiance car des bruits ou passages derrières la caméra sont très vites arrivés. C’est d’autant plus vrai si vous avez des enfants et animaux car ils n’en ont rien à faire que vous ayez une réunion importante. Dans tous les cas, restez sur vos garde, prêt à désactiver le son et la vidéo au besoin.

5. Créer un espace professionnel

Mais ce n’est pas tout. Lors de visioconférences, vos interlocuteurs pourront voir derrière vous. Vous devez donc choisir un endroit avec un fond « professionnel ». Ce n’est pas toujours simple, surtout si votre bureau fait face à un mur. Mais si vous ne voulez pas que vos collègues voient votre vaisselle empilée dans l’évier ou la montagne de jouets de vos enfants, quelques aménagements seront peut-être nécessaires.

Le plus simple est souvent de s’asseoir dos à un mur uni. Si ce n’est pas possible, privilégiez un endroit rangé et pas trop encombré pour ne pas risquer de distraire votre auditoire. Vous pouvez également utiliser un paravent ou un rideau que vous pourrez placer derrière vous le temps de la réunion.

Conseil : Si vous avez tendance à mettre le bazar sur votre bureau, pensez à le ranger avant chaque visioconférence. Vous ne voudriez pas que vos interlocuteurs voient votre assiette sale et votre pile de mouchoirs usagers !

6. Avoir un espace bien éclairé

L’éclairage est très important pour éviter les effets de lumière peu flatteurs. Voici quelques conseils :

Utiliser la lumière naturelle

Si vous le pouvez, utilisez au maximum la lumière naturelle pour vous éclairer. Elle est très bonne pour votre santé mentale et visuelle et parfaite pour mettre en valeur votre visage sans créer d’ombres disgracieuses. Pour cela, le mieux est de faire face à une fenêtre, mais gare aux rayons du soleil qui pourrait vous aveugler. Dans ce cas, prévoyez un voilage ou un store tamisant pour atténuer la gêne tout en continuant de diffuser la lumière.

Faire face à votre éclairage

Si vous ne pouvez pas faire face à une fenêtre ou si la luminosité est insuffisante, asseyez-vous face à votre source de lumière. Cela permet de bien éclairer votre visage et d’éviter des ombres disgracieuses. Si vous faites beaucoup de visioconférences, l’idéal est d’investir dans un ring light (lampe à selfie) que vous pourrez mettre au-dessus de votre écran. Sinon, vous pouvez utiliser une lampe que vous placerez derrière votre écran. Si la lumière est trop forte et que votre bureau est contre un mur clair, tournez la lampe vers le mur. La lumière sera ainsi plus douce.

Conseil : Évitez au maximum d’avoir un éclairage derrière vous, car vos interlocuteurs vous verront à contre-jour.

Idem pour la lumière du plafond qui a tendance à créer des cernes et un double menton.

7. Tester votre matériel

Si vous faites peu de visioconférence ou que vous venez de modifier un élément de votre installation (nouveau casque, nouvelle webcam, nouveau PC, nouveau logiciel, etc.), pensez à tester votre audio et votre vidéo au préalable. Demandez à un collègue de faire un appel de test pour vous assurer que tout fonctionne parfaitement.

Conseil : Pour les visioconférences, nous recommandons vivement l’utilisation d’un casque ou d’écouteurs, car l’entrée et la sortie audio sont souvent bien meilleures. Comme vous entendez mieux, votre voix est plus posée et les risques que vos interlocuteurs vous entendent de loin ou avec des bruits parasites sont limités.

8. Couper votre caméra

Ne vous sentez pas obligé de toujours allumer votre caméra. Si toutes les conditions ne sont pas réunies pour offrir une expérience optimale à vos interlocuteurs, il est souvent plus pertinent de s’en passer. En effet, la vidéo peut facilement distraire les autres membres de la réunion. C’est notamment le cas s’il y a du mouvement derrière vous (collègues, animaux, enfants, etc.). C’est aussi valable si l’éclairage n’est pas adapté (contre-jour, obscurité, etc.) ou encore si l’angle de la caméra n’est pas très flatteur (gros plan sur vos narines ou sur votre lit défait).

Conseil : N’hésitez pas à couper votre caméra si vous êtes la seule personne à l’avoir allumée dans la réunion. En effet, si seul votre flux vidéo est activé, il pourrait avoir tendance à distraire vos interlocuteurs car ils n’auront que vous à regarder. Dans certains cas, cela est pertinent. Par exemple, s’il s’agit d’une conférence en ligne, il est intéressant que seul le conférencier soit affiché pour avoir toute l’attention de l’auditoire. Seulement, dans les réunions de travail, on voit encore des flux vidéo solitaires avec des personnes la tête collée à la caméra et leur nez en gros plan alors que l’intérêt de les voir est très limité.

9. Couper votre micro

S’il y a du bruit autour de vous (collègues, travaux, enfants, etc.), essayez de couper votre micro quand vous ne prenez pas la parole. Cela permet de ne pas ajouter de bruits parasites à la réunion. Tout le monde peut ainsi rester concentré. Pensez également à couper votre micro si vous avez besoin d’éternuer, de tousser, de boire, etc.

Conseil : Certains logiciels proposent la fonctionnalité « Push to talk » qui permet de n’activer le son de votre micro que lorsque vous appuyez sur une touche de votre clavier. Elle peut s’avérer très pratique s’il y a du bruit autour de vous et que vous souhaitez pouvoir intervenir de façon spontanée sans déranger vos collègues avec des bruits parasites.

10. Désactiver les autres technologies

Pour rester concentré et ne pas perturber la réunion, pensez à mettre votre téléphone en mode silencieux. De même, vérifiez vos onglets et logiciels ouverts sur votre ordinateur pour qu’une vidéo ou musique ne se lance pas de façon impromptue.

Ne conservez près de vous, ou ouverts sur votre ordinateur, que les éléments dont vous avez besoin pour la réunion. Ainsi, vous éviterez d’être distrait et de distraire vos interlocuteurs.

Conseil : Si vous êtes en télétravail, pensez également à éteindre ou mettre en pause vos appareils électroménager susceptibles de sonner pendant la réunion : machine à laver, sèche-linge, lave-vaisselle, etc. Ils ont souvent un son très aigue qui peut être très désagréable pour vos interlocuteurs. N’oubliez pas aussi de vérifier votre sonnette si elle produit des mélodies peu communes comme la curaracha ou des sons d’animaux étranges. Cela pourrait être un peu déroutant en réunion.

11. Se concentrer sur la réunion

En règle générale, en réunion présentielle, on évite de checker son téléphone et de répondre à des mails. Il est important de faire de même en visioconférence pour que la réunion soit efficace.

De ce fait, évitez de tenir plusieurs discussions en ligne en parallèle pendant la réunion et concentrez-vous sur les sujets abordés. Gardez en tête que tous les intervenants ont autre chose à faire mais que le temps alloué à cette réunion doit être utilisé à bon escient pour que les sujets soient traités efficacement.

Pour montrer que vous êtes concentrés et dévoués à la tâche à accomplir, maintenez un contact visuel avec tous les participants tout au long de la réunion. Cela évitera à votre esprit de vagabonder et vous permettra d’intervenir plus facilement dans le fil de la discussion.

Conseil : Si la réunion est divisée en plusieurs sujets et que certains ne vous concernent pas, vous pouvez vous autoriser à effectuer quelques tâches annexes. Cependant, restez concentrés sur la réunion pour pouvoir intervenir au besoin. Il n’est pas très agréable de faire répéter les personnes parce que vous n’avez rien écouté.

12. Bien se déconnecter de la visioconférence

Une fois la réunion terminée, assurez-vous de bien avoir quitté la visioconférence et que votre vidéo et/ou votre audio sont bien coupés. De nombreuses vidéos embarrassantes de personnes ayant oublié de se déconnecter circulent sur le web. Pour ne pas connaître ce genre de situation, restez vigilants.

Habituellement, les applications de visioconférence affichent un message pour confirmer que l’appel est terminé. De plus, une LED sur votre caméra vous permet de voir si elle est toujours active. Alors, suivez bien ces indicateurs pour vous assurer que vous avez bien quitté la réunion.

Conseil : N’hésitez pas à débrancher votre caméra si elle est filaire ou à installer un petit cache webcam lorsque vous ne l’utilisez pas. Cela vous assure de ne plus être visible et vous protège d’éventuels piratages informatiques qui peuvent voler des images de votre vie privée.

13. Limiter votre impact sur l’environnement

Saviez-vous que les visioconférences nécessitent des quantités de bande passante et d’énergies énormes ? Pour vous donner un exemple, un simple appel audio entre 2 personnes sur Teams demande en moyenne une vitesse de transmission de 58Ko/s. Avec la vidéo, la bande passante demande en moyenne 1500 Ko/s. En mode réunion, avec plusieurs intervenants en vocal, vidéo et partage d’écran, la consommation de bande passante peut aller jusqu’à 4000 Ko/s. Si on multiplie ces chiffres par le nombre d’utilisateurs présents en réunion, on arrive à des totaux énormes !

Cependant, il est possible de limiter son impact sur l’environnement en utilisant la visioconférence de façon raisonnée. Vous pouvez par exemple limiter au maximum votre utilisation de la caméra et ne l’utiliser qu’en de rares occasions. Idem pour le partage d’écran. N’utilisez cette fonctionnalité que le temps nécessaire à votre présentation. Grâce à ces petits gestes, vous pourrez considérablement diminuer vos besoins en bande passante et en énergie.

Conseil : Il est aussi possible d’aller plus loin en expliquant votre démarche à vos interlocuteurs. Certains pourraient être perplexes en voyant que vous êtes la seule personne à avoir votre caméra éteinte. Mais une fois votre démarche expliquée, il y a de fortes chances qu’ils fassent de même (au moins en votre présence).

Conclusion

Comme d’habitude, nous espérons que cet article aura pu vous être utile. Peut-être que quelques-unes de ces astuces pourront vous être utiles. En attendant, nous restons à votre écoute pour toute question ou projet, alors n’hésitez pas à contacter notre équipe d’experts !